Fakturering: fra kladde til bogført faktura

Under Fakturering laver du fakturaer ud fra den tid, I har registreret, og de udlæg, I har haft. Attera lægger det hele på klientens kladde af sig selv, og du godkender den og sender den til e-conomic. Du behøver altså ikke taste linjerne ind i hånden.

De fire statusser

En faktura bevæger sig gennem fire trin. Fanerne øverst følger de samme trin (Kladder, Godkendte, Sendte og Alle):

• Kladde: under arbejde, kan rettes frit.
• Godkendt: klar til at blive sendt. Kan sendes tilbage til kladde.
• Sendt: overført til e-conomic. Kan trækkes tilbage fra e-conomic.
• Bogført: bogført i e-conomic.

Kladden er altid åben

Hver klient med noget at fakturere har én åben kladde. Attera lægger selv ny fakturerbar tid, nye udlæg, færdige opgaver med fast pris og forfaldne faste poster på den. Registrerer du tid, ligger den på kladden et øjeblik efter. Der er ikke noget at trykke på for at få den med.

Fanen Kladder er én liste med én række pr. klient. Du ser Klientnr. forrest, Klient lige efter, Poster, Timer, Beløb, hvor tit klienten Faktureres, og Ældste post. Kolonnen Klientnr. står også forrest under Godkendte, Sendte og Alle. Listen står med den ældste post først, og du kan sortere på alle kolonner. Klik på klientens navn for at se kladden i sidepanelet, eller på blyanten for at redigere den. En kladde uden noget på vises ikke, heller ikke under Alle.

De firmadækkende beløb og kollegernes navne er forbeholdt administratorer og ejere. Er du almindelig bruger, ser du stadig rækkerne, men i stedet for beløbet står der en streg. Det gælder også Total beløb under Godkendte, Sendte og Alle. Teksten Mangler pris under klientens navn bliver stående og fører til klientens prisliste, så du kan se, hvad der er aftalt. Kun linket til firmaets egen prisside udgår.

Du kan hente fakturagrundlaget som Excel fra kladdens sidepanel og fra selve kladden, uanset om fakturaen er en kladde, godkendt, sendt eller bogført. Filen har fakturalinjerne med total ekskl. moms, tidsposterne bag fakturaen og udlæggene på hver sit ark. På en kladde er kun de poster med, du har valgt til.

Fravælg en post

Skal en post ikke med på fakturaen, fjerner du fluebenet i sidepanelet eller under Rediger kladde. Det gælder tid, udlæg, fastprisopgaver og hver periode af en fast post. Sletter du en fastpris- eller fast post-linje, er den også fravalgt.

I sidepanelet vælger du timerne til og fra pr. ydelse eller pr. opgave: skift mellem Ydelse og Opgave over timerne. Et flueben ved en ydelse tager alle dens opgaver med eller fra, og en streg i feltet betyder, at kun nogle af dem er med. Åbner du rækken med pilen, kan du vælge de enkelte opgaver eller tidsposter. En fravalgt række bliver stående i gråt med venter til næste faktura.

Hver række har ét beløbsfelt, når du åbner den: Beløb på fakturaen på en ydelse, en opgave og et udlæg, Fast pris på en fastprisopgave og Pris på en fast post. Det, du skriver, er det, rækken står til på fakturaen. Skriver du et andet beløb på en ydelse eller en opgave, gemmer Attera forskellen som en op- eller nedskrivning af honorar på rækken. På et udlæg står den som en op- eller nedskrivning af udlæg og sendes uden moms som selve udlægget. Et udlæg faktureres aldrig under 0 kr: retter nogen senere udlægget til et mindre beløb, bliver nedskrivningen mindre, så rækken står til 0 kr. Et udlæg på en godkendt faktura kan ikke rettes eller slettes, før fakturaen er sat tilbage til kladde. Kommer der senere nye poster på rækken, lægges de oveni, og fravælger du poster på den, trækkes de fra. Har en kollega ændret kladden, mens du skrev, fx registreret tid på rækken, gemmer Attera ikke dit beløb: kladden står, som den er nu, feltet viser det gemte beløb, og under rækken står Kladden er ændret, se den igen. Se rækken, og skriv beløbet igen. Sætter du beløbet tilbage, eller tømmer du feltet, forsvinder op- eller nedskrivningen igen. Fjerner du fluebenet, gemmer Attera det, du skrev: rækken venter i gråt med dit beløb og tæller ikke med i I alt, og sætter du fluebenet igen, står beløbet der igen. Godkender du kladden imens, følger beløbet med posterne over på den næste kladde, og den står færdig med det samme. Har en af posterne mistet sin pris, kommer den først på, når prisen er sat. Forsvinder rækkens poster helt, forsvinder op- eller nedskrivningen også, fx når tiden slettes, eller når ingen af dens poster har en pris.

Attera lægger ikke en fravalgt post på igen, så længe kladden er åben. Den kommer med på næste kladde, når denne er godkendt. Sætter du fluebenet igen, kommer posten tilbage med det samme.

Opret en kladde

Opret kladde øverst åbner klientens kladde. Ændrer du en pris, mens en kladde er åben, genberegner Attera automatisk linjerne på den, medmindre kladden allerede er godkendt eller sendt.

Op- og nedskrivning

Timelinjerne følger de registrerede timer og klientens priser, så dem retter du ikke i hånden. Skal honoraret alligevel skrives ned eller op, fx fordi I er blevet enige om en rabat, bruger du Tilføj op- eller nedskrivning nederst i kladden. Er der ingen op- eller nedskrivning endnu, står afsnittet som én linje: tryk Tilføj på linjen, så kommer felterne frem.

I e-conomic bliver linjen sin egen linje med din tekst, på samme ydelse som fakturaens største honorarlinje. Den får derfor moms som resten af honoraret og kommer aldrig med som et udlæg.

En aconto-modregning kan stadig gøre fakturaen negativ, fx når klienten har betalt mere aconto end honoraret. Den faktura er en tilbagebetaling og godkendes og sendes som alle andre.

Omfordeling mellem klienter

Er arbejdet registreret på én klient, men skal en del af honoraret faktureres til en anden, fx et holdingselskab og dets datterselskab, flytter du beløbet med en omfordeling. Beløbet trækkes fra den ene klients faktura og lægges på den anden klients kladde. Tidsposterne bliver hos den klient, de er registreret på.

Teksten på hver linje nævner den anden klients navn, og den står på fakturaen. Hver linje har sin egen tekst: du kan rette den på den kladde, linjen står på, uden at det ændrer den anden klients linje.

Beløbet er honorar og får moms som resten af honoraret. I e-conomic sendes de to linjer på samme ydelse, så firmaets omsætning pr. ydelse går i nul. Tiden flytter ikke med: i Tidsforbrug står timerne stadig på den klient, de er registreret på.

Ret eller fortryd en omfordeling

En omfordeling rettes og fortrydes fra den klient, der har afgivet beløbet, og kun mens begge fakturaer er kladder. Beløbet retter du i kladdens sidepanel: åbn linjen under Omfordeling og skriv det nye beløb i Beløb. Du fortryder med skraldespanden ud for linjen under Rediger kladde, så forsvinder linjen hos begge klienter.

På den modtagende klients kladde kan beløbet ikke rettes eller fjernes. Linket Åbn X ApS' kladde under linjen fører til den kladde, omfordelingen er oprettet på.

Er den anden klients faktura godkendt eller sendt, er omfordelingen låst, og under linjen står fx Y ApS' faktura er godkendt. Er fakturaen godkendt, sætter du den tilbage til kladde først. Er den sendt, trækker du den tilbage fra e-conomic først. Derefter kan omfordelingen rettes og fortrydes igen.

Fast pris på fakturaen

Har en opgave Fast pris, lukker det for timerne: registreret tid på opgaven bliver aldrig sendt som fri, fakturerbar tid. På kladden står fastprisopgaven i stedet som sin egen linje, med en note under, fx 3,50 t registreret · indgår i den faste pris. Skal noget af arbejdet faktureres ekstra, opretter du en ny opgave til det.

Sender du fastprislinjen med på fakturaen, låses opgavens registrerede tid sammen med den, så den ikke senere dukker op som fri tid, der kan faktureres igen.

Når en fast pris mangler

En opgave kan godt stå på Fast pris uden beløb, fx når prisen først aftales senere. Den får aldrig en linje til 0 kr. I stedet siger Attera fra:

Klienten står samtidig i listen under Kladder med Mangler pris: {navn} med rødt under klientens navn, og beløbet får en stjerne, indtil beløbet er sat. Et klik på opgavens navn åbner opgaven lige dér, så du sætter beløbet uden at forlade siden. Så snart beløbet er sat, kommer linjen på kladden. Mangler flere opgaver det samme beløb, så ret prisen i klientens prisliste i stedet. Se Timepriser og prislisten.

Aconto

Skal du opkræve a conto, lægger du en Aconto-linje på kladden. Når arbejdet senere faktureres, trækker du det opkrævede fra igen med en Aconto-modregning. Attera holder styr på det udestående aconto-beløb pr. klient og lader dig ikke modregne mere, end der er opkrævet.

Startsaldo fra et tidligere system

Har klienten aconto til gode, som er faktureret i jeres tidligere system og endnu ikke modregnet, kan beløbet lægges ind som en startsaldo. Den tæller med i Udestående aconto fra den dato, den er opgjort pr., og du modregner den på en kladde som al anden aconto. Hold musen over Udestående aconto på klientens saldokort, så står der, hvor meget af saldoen der er startsaldo, og i kladdens afsnit Aconto og modregningstår der "Heraf startsaldo fra tidligere system" med beløb og dato.

En startsaldo er ikke en faktura: den tæller ikke med i Faktureret i år eller i rapporterne Fakturaer og Op- og nedskrivninger, og der sendes ikke noget til e-conomic for den. Beløbet er uden moms. Startsaldoer læses ind af Attera ud fra en liste med klientnummer, navn og beløb.

Udlæg

Under Udlæg registrerer du beløb, I har lagt ud for klienten og skal have igen, med dato, klient, beskrivelse og beløb. Et udlæg bevæger sig gennem tre tilstande:

• Ledig: oprettet, men endnu ikke på en faktura.
• På kladde: lagt på en fakturakladde. Er fakturaen godkendt, er udlægget låst, og rækken siger: "Udlægget er på en godkendt faktura. Sæt fakturaen tilbage til kladde først."
• Faktureret: sendt med på en faktura. Nu er udlægget låst og kan hverken rettes eller slettes.

Udlæg viderefaktureres som rene beløb. Momsen håndteres i e-conomic.

Faste poster

Abonnementer og gebyrer, der gentager sig, fx DataLøn, et e-conomic-abonnement eller den årlige iXBRL-indberetning, sætter du op på klientens Fakturering-fane under Faste poster med Tilføj fast post. Det kræver administrator eller ejer; andre kan se posterne, men ikke rette dem.

Når du skriver navnet på en fast post, foreslår Attera de navne, firmaet har gemt. Vælg et navn på listen, eller skriv dit eget: et navn uden for listen virker som hidtil. Skriver du et navn, der ikke står på listen, kan en administrator eller ejer gemme det med Gem "…" på listen, så alle i firmaet får det foreslået. Et gemt navn fjernes igen med krydset ud for navnet. Det ændrer ikke de faste poster, der allerede bruger navnet.

Vælg Rytme: Månedlig, Kvartalsvis eller Årlig. For kvartal vælger du under Måned, hvilke måneder kvartalerne starter i (fx jan, apr, jul, okt), og for år den måned, posten falder i. Pris er prisen pr. periode, altså pr. måned, kvartal eller år.

Hver periode kommer på fakturaen én gang, med perioden i teksten, fx DataLøn (september 2026) eller e-conomic (3. kvartal 2026). Det sker af sig selv: natten efter den 1. i måneden (dansk tid) lægger Attera de perioder, der er forfaldne, på klientens kladde. Er en periode sprunget over, kommer den med næste gang, én linje pr. periode. Fravælger du perioden eller sletter linjen, kommer den med på næste kladde. Står den på en godkendt eller sendt faktura, er den faktureret. I listen under Kladder tæller perioderne med i antallet under Poster og i beløbet.

Ændrer du postens pris, følger linjen på den åbne kladde med. En godkendt eller sendt faktura beholder den pris, den blev godkendt med.

Slår du en post fra under Aktiv, faktureres den ikke, heller ikke de perioder, der manglede. Slår du den til igen i en senere måned, starter den forfra fra den måned, og en periode, der begyndte før, bliver ikke faktureret. En ny post starter på samme måde i den måned, du opretter den.

Send til e-conomic

Du sender enten fra Godkendte-fanen eller fra selve builderen. Fakturaen sendes med klientens kundenummer, det nummer klienten har som kunde i jeres e-conomic. Det står under Stamoplysninger → Klientoplysninger. Mangler klienten et kundenummer, spørger fakturaen efter det: skriv nummeret i feltet Kundenummer, så gemmes det på klienten, og du kan sende med det samme. Er firmaet ikke forbundet til e-conomic, siger fakturaen det: en administrator forbinder under Indstillinger → E-conomic. Læs mere i Tilslut e-conomic.

Når kundenummeret ikke findes i e-conomic

Når du trykker Send til E-conomic, slår Attera kundenummeret op i jeres e-conomic. Er det klientens egen debitor, sendes fakturaen med det samme. Findes nummeret ikke, tilhører det en anden debitor, er debitoren spærret, eller mangler klienten et nummer, sendes intet, og fakturaen viser i stedet, hvordan du løser det. Attera leder efter kunden på klientens CVR:

• Har præcis én debitor klientens CVR, står der fx Kunden hedder 1042 i e-conomic (Klient ApS). Tryk Brug 1042 og send, så gemmes nummeret på klienten, og fakturaen sendes.
• Har flere debitorer klientens CVR, eller bruger en anden klient allerede nummeret, ser du debitorerne og vælger selv den rigtige. Attera vælger aldrig for dig.
• Har ingen debitor klientens CVR, står der, at kunden ikke findes i e-conomic. Kunden oprettes i e-conomic ved onboarding. Attera opretter aldrig debitorer. Skriv kundenummeret i feltet, når kunden findes.

Du kan altid også skrive det rigtige nummer i feltet Eller angiv kundenummeret og trykke Brug nummeret og send. Nummeret skal findes i e-conomic. Skal fakturaen bevidst til en anden debitor, fx et holdingselskab, der betaler for klienten, trykker du Send alligevel til debitorens navn. Det bliver logget. Svarer e-conomic ikke, sendes intet, og du kan prøve igen. Står der en advarsel om kundenummeret på en godkendt faktura, kan du stadig sende: tryk Løs det her for at se, hvad der er galt, før du sender.

Kundenummeret tjekkes mod e-conomic

Attera tjekker klientens kundenummer mod jeres e-conomic, når klienten oprettes, når kundenummer eller CVR ændres, og hver uge. Klienten findes på sit CVR. Findes nummeret ikke i e-conomic, og har præcis én debitor klientens CVR, retter Attera nummeret selv. Er der noget galt med nummeret, ser du det på den godkendte faktura, før du sender, og du løser det dér.

Træk en faktura tilbage fra e-conomic

Er en faktura sendt til e-conomic ved en fejl, trykker du Træk tilbage fra e-conomic i sidepanelet eller øverst i kladden. Attera spørger først og nævner kladdens nummer i e-conomic. Svarer du Træk tilbage, sletter Attera kladden dér, og fakturaen bliver en kladde igen med linjerne regnet om efter de priser, der gælder nu, så du kan rette den og sende den på ny.

Findes kladden ikke længere i e-conomic, spørger Attera, om den er slettet dér. Det kan e-conomic ikke selv svare på: en slettet og en bogført kladde forsvinder på samme måde. Er den slettet, trykker du Sæt tilbage til kladde, og fakturaen bliver en kladde igen uden at røre e-conomic. En bogført faktura kan ikke trækkes tilbage. Så laver du en kreditnota i e-conomic.

Rapporter

Siden Rapport, ved siden af Fakturaer, Udlæg og Priser, har fem rapporter:

• Fakturaer: hver linje på jeres sendte og bogførte fakturaer med linjens beløb, og filtre på klient, opgavetype, periode og faktureringsdato.
• Igangværende arbejde: for hver klient det, der ikke var faktureret på den dato, du vælger under Pr.. Tid er værdien af den tid, der faktureres efter timer; tid under en fast pris er ikke med. Udlæg og gebyrer er klientens udlæg og de faste poster, der er forfaldne, lagt sammen i én kolonne. Så følger Udestående aconto og yderst til højre Netto udestående: tid plus udlæg og gebyrer minus udestående aconto. Rapporten viser beløb, ikke timer; timerne står i Tidsforbrug. Det, der står på en kladde eller en godkendt faktura, tæller som ikke faktureret. Under Kundeansvarlig kan du vælge en eller flere, og du kan sortere på hver kolonne. Er der omfordelt honorar, som ikke er faktureret endnu, kommer kolonnen Omfordelt frem: minus hos den klient, der har afgivet beløbet, plus hos den, der har modtaget det. Kolonnen tæller med i Netto udestående.
• Tidsforbrug: tiden på én klient, flere klienter eller Alle klienter for et år, et regnskabsår, et interval eller alle år. Du kan afgrænse til bestemte medarbejdere, aktiviteter, en opgave eller kun fakturerbar tid, og gruppere i ét eller to niveauer efter klient, opgave, aktivitet, medarbejder, år eller regnskabsår med subtotaler og en total. Totaler viser timer og værdi pr. opgave, delt i faktureret og ikke faktureret. Detaljer inkl. noter viser hver registrering med dato, opgave, aktivitet, periode, medarbejder, noten, timer og Beløb, fx al tid på én klient eller for én medarbejder i et regnskabsår. Beløb er timerne gange timeprisen, også for tid, der ikke er faktureret endnu. Det er listeværdien, så beløbet står der også på tid, der ikke er fakturerbar eller er dækket af en fast pris. Kolonnen Faktureret viser datoen, når tiden er faktureret, og Ikke fakturerbar på tid, der ikke skal faktureres. Tiden er faktureret, når fakturaen er sendt.
• Op- og nedskrivninger: for hver sendt eller bogført faktura honoraret plus fakturaens egne op- og nedskrivninger sammenlignet med værdien af tiden bag. Et plus er en opskrivning, et minus en nedskrivning. Omfordelt honorar står i sin egen kolonne Omfordelt og tæller ikke med i forskellen, fordi tiden bliver hos den klient, der har afgivet beløbet.
• Faste poster: alle aktive faste poster på tværs af klienterne, fx iXBRL-gebyret, med rytme, pris pr. gang, årligt beløb og Næste fakturering: den måned, posten næste gang kommer på klientens kladde, og perioden den dækker. Poster på pause er ikke med. Du kan vælge kundeansvarlig og søge på klient eller post.

Alle fem kan eksporteres til Excel, PDF og CSVmed knapperne øverst til højre. Filen viser det samme som skærmen, med de samme filtre. Excel og PDF har firmanavn, filtre og dato øverst og en totallinje nederst, og PDF'en er A4 på tværs, klar til at printe. I Igangværende arbejde, Tidsforbrug, Op- og nedskrivninger og Faste poster er beløbene forbeholdt administratorer og ejere. Er du almindelig bruger, ser du klienterne, posterne og timerne i Tidsforbrug, og i stedet for beløbet står der en streg, og i filerne er feltet tomt; i Tidsforbrug står dine kolleger samlet som Kolleger. Fakturaer viser linjernes beløb for alle.