Opgaver: overblik, faner og oprettelse

Opgaver er jeres fælles arbejdsliste. Her ligger alt det, der skal gøres for klienterne (bogføring, moms, løn, årsregnskaber), med frist, ansvarlig og estimeret tid. Nogle opgaver opretter I selv, andre dannes automatisk fra jeres frister. Denne artikel viser, hvordan du finder rundt, opretter en opgave og redigerer den bagefter.

Overblikket øverst

Under titlen Opgaver står tre tal, der opdaterer sig selv: hvor mange opgaver der er aktive, hvor mange der er i gang, og hvor mange der er overskredet (det sidste tal bliver rødt, så snart en frist er passeret). Øverst til højre finder du en knap til at skifte mellem liste og kalender, et segment til tidsseddel-perioden og den sorte knap Ny opgave.

De fire faner

Lige under titlen ligger fire faner. De udelukker hinanden. Du er i én ad gangen:

• Mine: kun de opgaver, du selv er ansvarlig for. Det er standardfanen, så du starter altid på dit eget bord.
• Alle: samtlige opgaver i firmaet. Her dukker et ekstra Ansvarlig-filter op i værktøjslinjen, så du kan nøjes med en enkelt kollegas opgaver.
• Arbejdsbyrde: byrden fordelt pr. medarbejder, så du kan se, hvem der har travlt.
• Timeseddel: åbner tidsseddel-griddet, hvor I fører timer. Det ligger også som eget punkt i menuen til venstre og har sin egen artikel: Tidsregistrering.

Find den rigtige opgave

I liste- og kalendervisningen har du en værktøjslinje til at snævre ind:

• Søgefeltet (Søg opgave, klient eller klientnr.) matcher både opgavens navn, klientens navn og kundenummeret.
• Gruppér: saml listen efter klient, type eller ansvarlig.
• Sortér: efter frist (nærmeste først), navn, status eller type.
• Vis færdige: færdige opgaver er skjult som standard; slå til, når du vil se dem med.

Alle valg lægger sig i adressen på siden, så du kan sende en kollega et link, der åbner præcis den samme filtrerede visning.

Opret en opgave

Tryk Ny opgave. Dialogen er bygget til at gå hurtigt:

Tryk til sidst Opret opgave nederst i dialogen. Opgaven er oprettet med det samme.

Rediger en opgave

Klik på en opgave i listen, så åbner den i et vindue. Øverst står klienten, opgavens navn og Start timer. Til venstre står kommentaren og tidsposterne, til højre opgavens fakta: status, frist, ansvarlige, pris, estimat, type og gentagelse. Klik på en værdi for at ændre den:

• Status: fx fra ikke påbegyndt til i gang til færdig.
• Timer: Start timer står ved opgavens navn. Mens timeren kører, står tiden og Stop samme sted.
• Ansvarlige: én opgave kan deles mellem flere medarbejdere med hver sin andel. Den første er den primære. Klik på en person for at skifte person, Gør til primær eller Fjern fra opgaven, og brug Tilføj deltager for at føje én til.
• Estimat: rediges direkte. På fristopgaver og gentagne opgaver bliver du spurgt, om ændringen også gælder de kommende opgaver: Alle kommende eller Kun denne. Har tidsregistreringerne på de tidligere opgaver i serien været væsentligt anderledes end estimatet, vises en pære ved estimatet med et forslag. Det bruges aldrig af sig selv: Brug kører samme spørgsmål som en almindelig ændring.
• Tidsposter: én linje pr. post med dato, hvem, tid, aktivitet og note. Klik på en post for at rette tid, dato og note, sætte eller fjerne Fakturerbar eller slette den. Med Tilføj manuel tid fører du tid uden timeren.
• Pris. Opgaven arver klientens prisliste, fx Fast pris · 1.500 kr med teksten Følger klientens prisliste. Skal netop denne opgave have en anden pris, trykker du på prisen (Afvig på denne opgave) og vælger Medgået tid eller Fast pris med et eget beløb. Kender du ikke beløbet endnu, lader du feltet stå tomt: opgaven står så på Fast pris uden beløb og vises med Mangler pris under Kladder, indtil beløbet er sat. Rydder du beløbet på en opgave, sker det samme. Opgaver, der allerede havde sin egen pris, beholder den og viser pris-vælgeren og beløbet direkte. Se Timepriser og prislisten.

Alt gemmes automatisk, når du klikker væk fra et felt. Der er ingen "Gem"-knap. Det gælder opgavevinduet her. Stamkortets fem prisfelter er en undtagelse: de gemmes først, når du trykker Generer stamkort dér.