Årsplan: planlagte timer og kapacitet

Årsplanen er jeres bemandingsplan for året: hvor mange timer regner I med at bruge på hver klient, i hver kategori, i hver måned — og hvordan det passer med den kapacitet, medarbejderne faktisk har. Den giver dig svar på det vigtige spørgsmål: har vi travlt nok, eller for travlt?

Vælg medarbejder, år og halvår

Værktøjslinjen øverst styrer, hvad du ser. Medarbejder står som standard på dig selv, År spænder to år tilbage og to frem, og med segmentet skifter du mellem 1. Halvår (januar–juni) og 2. Halvår (juli–december). Eksporter til Excel giver dig hele planen som regneark. Skifter du år eller halvår, bliver griddet stående, mens de nye tal hentes — ingen ventetid.

Planlagte timer i venstre side

Den store blok viser planlagte timer pr. klient fordelt på kategori og måned. Du tilføjer en klient til planen og skriver timer ind i cellerne; det gemmes automatisk, når du klikker væk. Skal en hel række fyldes ens ud, kan du gøre det på én gang i stedet for måned for måned. Nedenunder ligger en separat blok til jeres salgsbudget.

Kategorierne følger arbejdstyperne:

• Bogføring, Moms, Løn, Årsregnskab, Revision, Skat, Rådgivning — og Salg i sin egen blok.

Kapacitet og udnyttelse i højre side

Kapacitetsblokken sammenholder plan og virkelighed pr. måned med fire tal: Md., Netto, Byrde og Udnyt. (udnyttelse i procent). Netto er den arbejdstid, der er tilbage, når ferie og andet fravær er trukket fra. Byrde er de planlagte timer plus salgsbudgettet. Udnyttelsen farves, så du hurtigt ser status: under 70 % er neutral, 70–89 % er grøn, 90–100 % er gul, og over 100 % bliver rød — for så er der planlagt mere, end der er tid til.

Rediger kapacitet: arbejdstid og fravær

Knappen Rediger kapacitet åbner en dialog, hvor du sætter medarbejderens arbejdstid pr. ugedag (gældende fra en valgt dato), registrerer månedsfravær som Ferie, Eksamen eller Andet, og vælger en fast uge-godkender. Attera regner månedskapaciteten ud dag for dag: lovbestemte helligdage sætter dagen til nul på den præcise dato, og firmaets fridage reducerer med deres andel — så nettoen altid afspejler de faktiske arbejdsdage.

Sammenhængen med opgave-estimater

Årsplan og opgaver taler sammen begge veje. Retter du et estimat på en opgave og vælger Fremover — opdater årsplan, skrives timerne ind i plancellerne (og på kommende gentagelser). Og trimmer du en plancelle ned, justeres de koblede opgavers estimater tilsvarende. Derfor slår ændringer det ene sted hurtigt igennem det andet.

Læs mere om estimater i Opgaver og om, hvordan tid registreres, i Tidsregistrering.