Kontaktpersoner og eksport

Kontaktpersoner er jeres firma-brede kartotek over de mennesker, I taler med hos klienterne. Den samme person kan være knyttet til flere klienter, og hendes oplysninger bor ét sted — så en rettelse slår igennem alle steder. Til sidst i artiklen gennemgår vi også, hvordan du eksporterer både klienter og kontakter til Excel.

Find og rediger en kontakt

Søgefeltet Søg navn, email, telefon, firma eller klient matcher også de klienter, kontakten er knyttet til. Klik på en række for at åbne Rediger kontaktperson, hvor du kan rette navn, e-mail, telefon, adresse, note med mere. Afslut med Gem eller Annuller.

Kolonnerne er valgfrie på samme måde som i klientlisten — Navn er altid med, og du kan tilføje Email, Telefon, Firma, Klienter, Nyhedsbrev og flere.

Nyhedsbrevs-tilmelding

Kolonnen Nyhedsbrev viser, om kontakten er Tilmeldt eller Frameldt. Du kan klikke direkte på chippen for at skifte — det gemmes automatisk. Det samme valg ligger inde i redigér-dialogen. Frameldte kontakter modtager ingen nyhedsbreve. Selve udsendelserne er beskrevet i Nyhedsbreve.

Flet dubletter

Er den samme person kommet ind to gange, samler du dem med Flet dubletter. Vælg de to personer med afkrydsningsboksene; handlingsbjælken viser, hvem der flettes ind i hvem, og du kan bytte om med Byt. Bekræft i dialogen Flet kontaktpersoner? Så flyttes alle kildepersonens klient-tilknytninger over på målet, og dubletten slettes.

Arkiverede kontakter

Skift mellem Aktive og Arkiv med knappen øverst. En kontakt arkiveres automatisk, når dens sidste klient-tilknytning fjernes — du arkiverer den altså ikke i hånden. Fra arkivet kan du Genåbn en kontakt igen.

Eksportér til Excel

Både klientlisten og kontaktlisten kan eksporteres til et Excel-ark med knappen Eksportér. Princippet er det samme begge steder:

• Du styrer rækkerne, ikke kolonnerne. Eksporten tager de rækker, du aktuelt ser — altså resultatet af din søgning, dine filtre og din sortering.
• Kolonnesættet er altid komplet. Regnearket indeholder alle felter, uanset hvilke kolonner du har slået til på skærmen. Du behøver derfor ikke tænde ekstra kolonner før en eksport.

For klienter kan du desuden afgrænse på branche i eksport-popoveren, før du trykker Eksportér. For kontakter vælger du i stedet mellem Alle kontakter, Kun nyhedsbrev-tilmeldte og Kun nyhedsbrev-afmeldte. Datoer skrives som ægte datoceller (DD/MM/ÅÅÅÅ), så de kan sorteres og regnes på i Excel.