E-mail-indgang: bilag lige fra indbakken
På denne side
Mange bilag ankommer aldrig som en fil, klienten husker at uploade — de ligger som fakturaer og kvitteringer i en indbakke. Forbinder du den indbakke til Attera, hentes bilagene ind af sig selv. Attera AI vurderer, hvad der er reelle bilag, og lægger dem klar i Afstem, mens reklamer og signaturlogoer sorteres fra.
Forbind en indbakke
Der er to veje til at få en indbakke koblet på:
Du forbinder den selv
Åbn klienten i Afstem, gå til Indstillinger og tilføj en forbindelse. Du kan vælge Microsoft, IMAP eller Videresendelse. Hver forbindelse kan få et Formål— fx "Fakturaer" eller "Lønsedler" — så du kan holde flere indbakker fra hinanden.
Klienten forbinder sin egen
Klienten kan også selv koble sin indbakke på fra sin opsætningsside med knapperne Forbind Outlook, Forbind via IMAP eller Brug videresendelse. Ved videresendelse får klienten en adresse, de kan sende eller videresende fakturaer til. Læs mere i Klientens opsætningsside.
IMAP: formularen guider selv
IMAP-formularen har en udbyder-vælger, der udfylder server og port og viser, hvilken adgangskode der skal bruges. For Gmail guider den gennem de tre trin: slå totrinsbekræftelse til, opret en app-adgangskode på Googles konto-side, og log ind med Gmail-adressen og app-adgangskoden. For One.com og de fleste andre udbydere bruges mailadressen og den normale adgangskode.
Attera AI sorterer det relevante fra
Ikke alt i en indbakke er et bilag. Attera AI vurderer hver mail og vedhæftning og henter kun det, der ligner reelle bilag. Er noget usikkert, bliver det aldrig lukket ind i blinde — det lægges til side, så du kan tage stilling. Filtyper, der ikke egner sig som bilag — fx regneark, Word-dokumenter, indlejrede signaturbilleder eller meget store filer — springes over med en tydelig grund.
Det, der skal ses efter
Er Attera AI i tvivl om, hvorvidt noget er relevant, samles det under Modtagne på fanen Til gennemgang. Her ser du kun det nødvendige for at afgøre sagen — ikke selve mailens indhold — og et tal viser, hvor meget der venter. Alt det, der er godkendt som bilag, går videre til matchning som ethvert andet bilag; se Attera AI matcher dine bilag.
Hold forbindelsen sund
En indbakke-forbindelse skal fornys en gang imellem. Trænger den til det, ser du et banner i Modtagne:
- E-mailforbindelsen er udløbet — godkend forbindelsen igen for at genoptage modtagelsen af bilag.
- Synkronisering er forældet — nye bilag hentes måske ikke, før forbindelsen er genoprettet.
- Synkronisering fejlede — noget gik galt ved den seneste hentning.
Fjerner du en forbindelse igen, henter Attera ikke længere bilag fra den — allerede modtagne bilag bliver liggende.
Ofte stillede spørgsmål
Attera henter kun det, der ligner bilag. Reklamer, nyhedsbreve og personlige mails sorteres fra, og du ser aldrig indholdet af de mails, der ikke er bilag.
Løbende — flere gange i timen. Sender klienten en faktura om formiddagen, er den typisk klar hos dig kort efter.
Ved en direkte forbindelse (Outlook eller IMAP) henter Attera selv fra indbakken. Ved videresendelse får klienten en adresse at sende fakturaer til — praktisk, hvis de ikke vil give adgang til hele indbakken.
Ja — med videresendelse eller IMAP. En direkte Google-forbindelse understøttes ikke, fordi Google kræver en særlig godkendelse af adgang til Gmail-indbakker, som de fleste virksomhedskonti ikke kan give. Videresendelse er den nemmeste vej; vælges IMAP, guider formularen selv gennem Gmails app-adgangskode.
Så springes filen over med en grund — fx at et regneark eller et Word-dokument ikke egner sig som bilag. Beder du klienten sende bilaget som PDF eller et billede, kan det hentes ind.
Flere artikler i Bilag & klientportal
Fik du ikke svar på dit spørgsmål? Skriv til info@attera.dk.