Dokumentation og evidens

På hvert tjeklistepunkt kan du samle den dokumentation, der understøtter din gennemgang — en saldoliste, en bankafstemning, en kontospecifikation. Attera skelner skarpt mellem to ting: at have modtaget et bilag, og at bilaget faktisk bekræfter punktet. Den skelnen er kernen i hele evidens-mekanikken.

Upload er ikke det samme som godkendt

Når du uploader et bilag på et punkt, betyder det, at materialet er modtaget — ikke at punktet er i orden. Et bilag sætter aldrig af sig selv et grønt flueben. Det gør du, eller det gør en automatisk afstemning, når den kan bekræfte tallene. Reglen findes, fordi et modtaget bilag og et afstemt bilag er to vidt forskellige ting i et revisionsspor.

Evidens-chippen og dens tilstande

Hvert punkt viser en farvet chip, der opsummerer dokumentationens tilstand. Der er seks:

• Ingen chip — der er endnu ikke uploadet eller verificeret noget.
• Materiale modtaget — ikke verificeret (blå) — bilag er uploadet, men ikke afstemt endnu.
• Verificeret (grøn) — en automatisk afstemning bekræfter punktet.
• Færdigmarkeret (grøn) — du har selv markeret punktet færdigt, uden at der ligger en automatisk dom.
• Utilstrækkelig dokumentation (gul) — der er materiale, men ikke nok til at bekræfte punktet.
• Afvigelse — bilaget stemmer ikke (rød) — den automatiske afstemning viser, at dokumentationen ikke stemmer.

Når en automatisk dom blokerer et grønt flueben

En automatisk dom er autoritativ. Viser afstemningen Afvigelse — bilaget stemmer ikke eller Utilstrækkelig dokumentation, kan punktet ikke uden videre markeres grønt — og en rød afvigelse bliver stående, selv hvis du forsøger at tvinge punktet færdigt. Det er med vilje: dommen skal ikke kunne forsvinde, bare fordi et flueben sættes.

Ved en blokering får du at vide, hvad du kan gøre:

• Ved en afvigelse: "Bilaget stemmer ikke (afvigelse fundet). Gennemgå dokumentationen, eller marker punktet som færdigt med tilsidesættelse."
• Ved utilstrækkelig dokumentation: "Dokumentationen er utilstrækkelig til at bekræfte punktet. Upload korrekt bilag, eller marker punktet som færdigt med tilsidesættelse."

Sådan uploader du dokumentation

I detaljepanelet trækker du en fil ind i dropzonen, eller trykker Upload dokument (og Upload endnu et dokument for flere). Du kan fjerne en fil igen; du bliver bedt om at bekræfte først. Noter til punktet gemmes automatisk, mens du skriver — der er ingen gem-knap.

Genbrug fra sidste periode

Meget dokumentation går igen. Arbejder du på en regnskabsperiode, kan Attera foreslå at genbruge et bilag, du allerede uploadede på den tilsvarende bogføringsperiode — så det samme dokument ikke skal findes frem to gange.

Genbrug er bevidst snævert, så du ikke trækker et forkert bilag med over:

• Kandidater kommer kun fra den bogføringsperiode, hvis slutdato er præcis den samme som regnskabsperiodens. Ældre perioder foreslås aldrig.
• Der matches på kontonummer og beløb — enten helt præcist eller inden for 1 kr. Er forskellen større, foreslås bilaget ikke.
• Regnskabsperioder kædes kun sammen inden for samme type: selskab til selskab, personlig til personlig.

Når genbrugt dokumentation bliver forældet

Genbrugt dokumentation peger tilbage på det oprindelige bilag. Forsvinder eller ændres det bilag, markeres genbruget automatisk som forældet — så du ikke ubemærket står med dokumentation, der ikke længere holder. Det sker blandt andet, hvis den oprindelige upload slettes, hvis et forkert match rettes, hvis du selv fjerner genbruget, hvis kildeperioden arkiveres, eller hvis beløbene ikke længere stemmer overens.