Send et dokument til underskrift
På denne side
Med Signering får du dokumenter underskrevet digitalt — uden print, scan eller fysisk post. Klienten skriver under med MitID eller ved at tegne sin underskrift, og du følger hele forløbet fra samme side. Denne artikel handler om at sende afsted; hvad klienten oplever i den anden ende står i Hvad modtageren oplever.
Vælg først en klient
Signering er altid knyttet til en klient. Åbn Signering og vælg klienten øverst (Vælg en klient). Så ser du klientens eksisterende anmodninger og de tre måder at sende et nyt dokument på.
Tre måder at sende på
Øverst finder du tre faner — de svarer til, hvor dokumentet kommer fra:
- Upload PDF — du har allerede en færdig PDF (fx et regnskab eller en protokol). Træk op til 10 filer ind på én gang; hver fil får sin egen Dokumenttitel.
- Opret aftalebrev — start et aftalebrev og send det til underskrift i samme flow. Se Aftalebreve.
- Skabeloner — generér et dokument fra en af firmaets skabeloner (fx en generalforsamlingsprotokol), hvor felterne fyldes automatisk fra klientens data. Se Skabeloner og flettefelter.
Vælg underskrivere og metode
Uanset kilde bestemmer du, hvem der skal skrive under. Feltet Revisor peger på den kollega, der underskriver på firmaets vegne (altid med MitID). Under Kunde tilføjer du klientens underskrivere — én række pr. person:
Tilføj underskriverne
Tryk Tilføj underskriver. Du kan vælge blandt klientens kendte personer (ejer, kontakt eller hovedkontakt) eller vælge Tilføj manuelt og taste navn og e-mail selv. Hver række skal have Fuldt navn og en gyldig e-mail.
Vælg metode pr. person
Ved hver underskriver står en vælger: MitID eller Tegn underskrift. MitID giver den stærkeste dokumentation og bruges til danske underskrivere; tegnet underskrift er til dem, der ikke har MitID — typisk udenlandske ejere. Attera foreslår en metode ud fra det, der er registreret på personen, men dit valg gælder altid frem for forslaget.
Fordel dokumenterne (ved flere filer)
Sender du flere dokumenter, kan du pr. underskriver vælge, om personen skal skrive under på alle eller kun udvalgte. Hvert dokument skal være dækket af mindst én underskriver — ellers stopper Attera dig med beskeden om, at et dokument mangler en underskriver.
Samtidig eller i rækkefølge
Til sidst vælger du rækkefølgen for underskrifterne:
- Samtidig — alle får deres link på én gang og kan skrive under uafhængigt af hinanden. Hurtigst, når rækkefølgen er ligegyldig.
- Sekventiel — én ad gangen i den fastlagte rækkefølge. Klienten underskriver først, og revisor får først sit link, når klienten er færdig. Næste underskriver får altså først besked, når den forrige har afsluttet.
- Kun kunde — kun klienten skriver under, og revisor-blokken skjules. Bruges fx til blanke regnskaber.
Send afsted
Tryk Send til signering (eller Send N dokumenter til signering ved flere filer). Alle underskrivere — eller den første, hvis du valgte sekventiel — får nu en e-mail med et sikkert link til dokumentet. Anmodningen dukker op i tabellen forneden, hvor du kan følge status undervejs.
Påmindelser, ret og annullér undervejs
Så længe en underskriver mangler, holder Attera gang i sagen for dig:
- Påmindelser sendes automatisk til underskrivere, der ikke er færdige. Vil du prikke til nogen med det samme, bruger du Send påmindelse på rækken — knappen viser, hvor mange gange der er rykket.
- Ret en underskriver med blyant-ikonet, hvis du har skrevet forkert e-mail eller navn på en, der endnu ikke har skrevet under. Personen får automatisk en ny invitation.
- Annullér hele anmodningen med Annuller signeringsanmodning. Linket holder op med at virke, og underskriveren får besked. Er dokumentet allerede færdigunderskrevet, kan det ikke annulleres.
Ofte stillede spørgsmål
MitID kræver et dansk MitID. Har en underskriver ikke det — typisk en udenlandsk ejer — vælger du Tegn underskrift for netop den person. Du kan blande frit: nogle med MitID, andre med tegnet underskrift i samme anmodning.
Op til 10 PDF'er i samme anmodning. Underskriverne skriver under på det, du har tildelt dem — enten alle dokumenter eller kun udvalgte.
Så får anmodningen status Afvist, og du kan sende dokumentet på ny — fx efter at have rettet en fejl. Ingen af de øvrige underskrifter er bindende, før hele forløbet er gennemført.
Ja. Firmaets skabeloner ligger ét sted og kan bruges til alle klienter — felterne fyldes automatisk fra den valgte klients data. Se Skabeloner og flettefelter.
Flere artikler i Signering
Fik du ikke svar på dit spørgsmål? Skriv til info@attera.dk.