Skabeloner og flettefelter
På denne side
En dokumentskabelon er en færdig tekst med huller — flettefelter — der fyldes automatisk fra klientens data, når du genererer dokumentet. I stedet for at skrive samme generalforsamlingsprotokol forfra hver gang, vælger du skabelonen, tjekker felterne og får en færdig PDF, du kan sende til underskrift. Denne artikel dækker både at bygge skabelonerne og at bruge dem.
Skabelonbiblioteket
Firmaets skabeloner ligger ét sted: Signering → Skabeloner. Her ser administratorer alle skabeloner med en toggle mellem Aktive og Arkiverede. En skabelon har to tilstande: den starter som en kladde og skal udgives, før den kan bruges til at generere dokumenter. Skabeloner, der ikke er i brug længere, kan arkiveres i stedet for at blive slettet.
Du opretter en ny skabelon med Opret skabelon. Har firmaet Attera AI slået til, kan du desuden komme hurtigere fra start med Start med AI-udkast eller Start fra Word-fil (import af et eksisterende Word-dokument som udgangspunkt).
Navngiv og afgræns skabelonen
I dialogen Ny skabelon giver du skabelonen et navn og en dokumenttype. Med Gælder for vælger du, om skabelonen kan bruges til Alle, kun Selskab eller kun Personlig — så dukker den kun op der, hvor den giver mening.
Skriv teksten og sæt flettefelter ind
I editoren skriver du dokumentets faste tekst og indsætter flettefelter der, hvor klientens oplysninger skal stå — fx klientnavn, CVR-nummer, regnskabsår eller balancedag. Du kan også lave betingede afsnit, der kun kommer med, hvis et bestemt vilkår gælder.
Udgiv skabelonen
Når skabelonen er klar, udgiver du den. Først derefter kan den vælges, når du genererer et dokument til en klient.
Hvordan flettefelterne fyldes
Flettefelterne henter deres værdi forskellige steder fra — det er godt at kende forskellen, for det afgør, hvor meget du selv skal bekræfte:
- Fra data — felter som klientnavn, CVR-nummer, firmaadresse og regnskabsår fyldes automatisk fra klientens stamkort, perioden og firmaets oplysninger. Du behøver normalt ikke røre dem.
- Beregnede (afledte) tal — fx foreslået udbytte. De udregnes for dig, men kræver din bekræftelse, før dokumentet kan genereres.
- Forslag fra Attera AI — hvor Attera AI foreslår en formulering eller en værdi, kan du markere, afvise eller bekræfte den. Ingen AI-værdi kommer med i det færdige dokument, før du har bekræftet den.
- Egne felter — tekst du selv taster ind ved udfyldningen.
Generér et dokument til en klient
Selve genereringen sker fra fanen Skabeloner inde på klienten i Signering:
Vælg skabelon
Du ser de udgivne skabeloner, der passer til klienttypen. Vælg den, du skal bruge.
Udfyld felterne med live forhåndsvisning
Felterne står side om side med en levende forhåndsvisning, så du kan se dokumentet tage form. Betingede afsnit besvarer du med ja eller nej — hvert påkrævet vilkår skal besvares, der er ingen skjult standard.
Forhåndsvis og bekræft
Tryk Forhåndsvis for at se det færdige resultat. Her skal beregnede tal og eventuelle forslag fra Attera AI være bekræftet, før du kan gå videre.
Generér PDF
Attera samler dokumentet til en PDF, der arkiveres på klienten. Den er nu klar til at blive sendt til underskrift.
Send til underskrift
Når PDF'en er genereret, kan du sende den til underskrift med det samme — eller senere fra listen over genererede dokumenter. Valg af underskrivere, metode og rækkefølge foregår som for enhver anden anmodning; se Send et dokument til underskrift.
Ofte stillede spørgsmål
Kun udgivne skabeloner kan bruges til at generere dokumenter. Er skabelonen stadig en kladde, skal en administrator udgive den først. Tjek også, at skabelonen gælder for den rigtige klienttype (Selskab eller Personlig).
Nej. Felter som klientnavn, CVR-nummer og regnskabsår fyldes automatisk fra klientens data. Du skal kun tage stilling til de felter, du selv taster ind, samt beregnede tal og forslag fra Attera AI, som kræver bekræftelse.
Har firmaet Attera AI slået til, kan du starte en skabelon fra en Word-fil med Start fra Word-fil. Word-filen er kun udgangspunktet, du bygger videre på — det færdige dokument, der arkiveres og sendes til underskrift, er altid en PDF.
Du bestemmer det pr. skabelon med Gælder for: Alle, Selskab eller Personlig. En skabelon markeret Selskab dukker kun op på selskabsklienter.
Flere artikler i Signering
Fik du ikke svar på dit spørgsmål? Skriv til info@attera.dk.